為什麼效率高的人愛用待辦清單

 

專案、工作往往無法一天完成,需要天天追蹤進度,不定期增加待辦清單,而這些清單的順序,你會將最重要的事寫在最上方還是尾巴?例行事項也要寫在待辦清單中嗎?

 

許多人往往因為顧慮東又顧慮西,把事情複雜化,想將事情簡單化,卻也懷疑事情真的有這麼簡單嗎?其實,想認真提高生產力時,應該先針對事件分類,排出順序與完成進度時間,與配套調整的機制。

 

1.養成固定時間認真思考重要事件的目標、策略、行動、內容等,強制培養出在固定時間,思考規劃時間管理的習慣,以免干擾正式工作時的效率與節奏。

 

2.規劃在不定時的零碎時間,將瑣碎不緊急但須完成的事項,撥空處理完畢。

 

3.將事件分類出大、中、小事件,定義出個別的執行時間,檢視自己對時間的管理。

 

4.現在就開始執行。

 

人們將常在忙碌中,思緒混亂,無法好好執行與規劃事項內容,其實,規劃好一個固定的時間,讓自己定時去思索,並學習定義出清單的重要性、分類歸類清單,規劃輕重緩急的調整,將時間管理化為例行公事,不要誤把忙碌當作成就,擠壓自己的時間,讓自己無時處於緊繃的狀態,否則效果只會適得其反。

 

研究顯示,高生產力的人,通常會將最重要、最具挑戰性的項目,寫在待辦清單的最上方,這種寫法會讓你每次閱覽清單時,都會第一眼就看到最重要的事,因為人的閱覽方式是從上而下,由前而後,讓你不容易忘記。對生產力高的人來說,待辦清單並非純粹是個記憶工具,而是能讓本身釐清工作的優先順序,調整與執行的「系統工具」。

 

學習思考工作的內容與輕重緩急,讓自己的時間得到充分的利用,不用增加工作時間,卻能完成更多工作。

 

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